E-Mail-Etikette für erfolgreiche Kommunikation -

In unserem digitalen Zeitalter sind E-Mails häufig die bevorzugte und effizienteste Kommunikationsform. Egal, ob Sie an Ihre Chefin oder Ihren Kollegen schreiben, es gilt einige Regeln der Etikette zu beachten. Mit der Weiterentwicklung der Technik verändert sich auch, was in E-Mails als "gut" oder "schlecht" angesehen wird.

Zum Glück gibt Ihnen diese informative Galerie alles an die Hand, was Sie über Etikette in E-Mails wissen müssen, damit Sie bei Ihrer nächsten Mail nicht ins Fettnäpfchen treten. Klicken Sie einfach weiter, um mehr zu erfahren.

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Was ist die E-Mail-Etikette? -

Die E-Mail-Etikette ist eine Reihe von höflichen Gewohnheiten und unausgesprochenen Regeln, die dabei helfen, effizient und professionell zu kommunizieren.

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Warum ist die E-Mail-Etikette so wichtig? -

In manchen Kontexten wird ausschließlich per E-Mail kommuniziert. Deshalb ist die E-Mail-Etikette eine wichtige berufliche Fähigkeit, die bei anderen Eindruck hinterlassen kann.

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Namen für berufliche E-Mail-Adressen verwenden -

E-Mail-Adressen werden für alles Mögliche verwendet, von der Vereinbarung von Arztterminen bis hin zur Bewerbung um eine Stelle, daher brauchen Sie eine leicht verständliche E-Mail-Adresse. Verwenden Sie bei der Einrichtung eines Kontos eine Kombination aus Ihrem Namen und einigen Zahlen.

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Berufliche von privaten E-Mails trennen -

Falls Sie selbstständig sind oder als Freiberufler arbeiten, sollten Sie eine rein berufliche E-Mail-Adresse haben. Dies wirkt professioneller und beugt peinlichen E-Mail-Fehlern vor.

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Eine kurze Signatur einstellen -

Richten Sie eine Signatur ein, die automatisch am Ende jeder von Ihnen gesendeten E-Mail erscheint. Sie sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung (wenn Sie eine geschäftliche E-Mail verwenden) und Ihre Kontaktinformationen enthalten. Vielleicht möchten Sie auch Ihre bevorzugten Pronomen angeben.

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Eine einfache Formatierung wählen -

Vergessen Sie GIFs, Zitate und lustige Schriftarten, halten Sie die Formatierung Ihrer E-Mails so einfach wie möglich. Bei beruflichen E-Mails wirken Sie sonst schnell unprofessionell und die Mails werden möglicherweise auf mobilen Geräten nicht richtig angezeigt.

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Fassen Sie sich kurz -

Empfänger von E-Mails bevorzugen prägnante Nachrichten, die auf den Punkt kommen, ohne zu direkt oder unhöflich zu sein. Es ist außerdem hilfreich, Ihr Anliegen, also die Zusage zu einer Besprechung und das Verschicken eines Dokuments direkt im ersten Absatz zu erwähnen, sodass der Empfänger weiß, womit er es zu tun hat.

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Einen passenden und eindeutigen Betreff wählen -

Viele Menschen lesen in der Vorschau die Betreffzeile und die erste Zeile des Textes, bevor sie entscheiden, ob sie den ganzen Text lesen wollen. Halten Sie also Ihre Betreffzeile kurz, aber präzise.

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Nur an die relevanten Personen schicken -

Verschicken Sie E-Mails nur an die Personen, die sie wirklich bekommen müssen. Falls Sie weitere Personen "für alle Fälle" hinzufügen, kann dies Ihren Kollegen zusätzliche Arbeit machen oder ihr Postfach mit irrelevanten Nachrichten füllen.

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Falsche Anrede vermeiden -

Beim Verfassen einer E-Mail ist es wichtig, die persönlichen Angaben richtig zu machen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen des Empfängers richtig geschrieben haben und verwenden Sie geschlechtsneutrale Pronomen.

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Kurz nachdenken, bevor Sie auf "Allen antworten" klicken -

Per E-Mail lassen sich Informationen ganz einfach an eine große Gruppe von Menschen verschicken. Es müssen jedoch nicht immer alle die Antwort lesen oder darauf antworten, sodass Sie immer kurz nachdenken sollten, wer alles involviert sein muss, bevor Sie auf "Allen antworten" klicken.

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Wann sollte BCC genutzt werden? -

Um das Problem des "Allen antworten" zu lösen oder um die E-Mail-Adressen der verschiedenen Empfänger geheim zu halten, kann die BCC-Funktion (blind carbon copy) genutzt werden.

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Wann sollte CC genutzt werden? -

Nutzen Sie CC (carbon copy), wenn Sie Menschen mit aufnehmen wollen, die Ihre E-Mail sehen sollen. Das kann hilfreich sein, wenn ein Gruppenevent geplant wird oder jemand, der nicht der Hauptempfänger ist, auf etwas aufmerksam gemacht werden soll.

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Den Rechtschreib- und Grammatikcheck nutzen -

Lesen Sie vor dem Absenden Ihre E-Mail noch einmal auf Rechtschreib- oder Grammatikfehler durch. Sie können sich auch ein Tool für die häufigsten Fehler herunterladen. Beim Korrekturlesen fällt Ihnen auch auf, ob Sie den Anhang hinzugefügt (falls zutreffend) und den Namen des Empfängers richtig geschrieben haben.

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In ganzen Sätzen schreiben -

Vollständige Sätze und Zeichensetzung machen eine E-Mail viel leichter lesbar und verständlich.

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Fordern oder verschicken Sie keine Lesebestätigungen -

Eine Lesebestätigung ist eine Benachrichtigung, die anzeigt, wenn eine E-Mail geöffnet wurde. Diese Benachrichtigungen können den Posteingang verstopfen und sind aufgrund des technologischen Wandels beim Empfang von E-Mails möglicherweise nicht mehr korrekt.

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Vorsicht beim Diktieren von E-Mails -

Viele Menschen verschicken E-Mails vom Handy aus, was das Risiko für Fehler erhöht, besonders wenn sprachgesteuerte Software zum Diktieren verwendet wird, da diese Worte falsch verstehen kann.

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Überspringen Sie "Danke"-Antworten -

Wenn keine Antwort auf eine E-Mail nötig ist, sollte auch keine verschickt werden. Antworten wie "Danke" oder "Okay" liefern keine weiteren Informationen und verstopfen Postfächer.

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Mit Emojis vorsichtig sein -

An manchen Arbeitsplätzen werden Emojis in E-Mails als unprofessionell gesehen, während sie in einer eher lockeren Arbeitsumgebung durchaus willkommen sind.

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Innerhalb von 24 bis 48 Stunden antworten -

Die gute Kommunikations- und E-Mail-Etikette besagt, auf jede Nachricht innerhalb von ein bis zwei Tagen zu antworten. Falls Sie dies nicht schaffen, sollten Sie eine kurze (automatische) Antwort verschicken, die den Eingang der Nachricht bestätigt und dass Sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt darauf antworten werden.

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Eine Abwesenheitsnotiz einstellen -

Wenn Sie nicht im Büro oder im Urlaub sind, können Sie eine "Abwesenheitsnachricht" einrichten, um die Leute darauf hinzuweisen, dass sie nicht sofort eine Antwort von Ihnen erhalten werden.

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Die "Gesendet von meinem iPhone"-Signatur löschen -

Die Signatur "Gesendet von meinem iPhone" oder ähnliche sollen als Entschuldigung für mögliche Rechtschreibfehler oder eine schlechte Formatierung dienen, können jedoch von manchen als schlechter Stil angesehen werden. Wenn Sie wichtige E-Mails versenden, sollten Sie dies immer am Computer tun.

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Postausgang überprüfen -

Einige E-Mail-Programme sammeln E-Mails vor dem Versenden an, was manchmal dazu führt, dass Nachrichten nicht abgesendet werden. Gewöhnen Sie sich an, immer auch Ihren Postausgang zu überprüfen, um zu sehen, ob alle Nachrichten verschickt wurden.

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Höflich sein -

Sie sollten in allen Ihren E-Mails die soziale und geschäftliche Etikette beachten. Kommunizieren Sie klar und höflich.

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Mit Humor vorsichtig sein -

Humor kann auf dem Weg zum Empfänger leicht verloren gehen. Daher ist es am besten, jegliche Form von Humor in beruflichen E-Mails zu vermeiden, außer Sie haben eine persönliche Beziehung zum Empfänger.

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Stellen Sie sich vor -

Sie sollten nie annehmen, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind. Beginnen Sie Ihre E-Mails immer mit einer kurzen Vorstellung mit allen relevanten Informationen über sich.

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Links verkürzen -

Wenn Sie in Ihren E-Mails Links versenden, sollten Sie diese mithilfe eines Verkürzungstools abkürzen, sodass Ihre E-Mail sauberer aussieht und besser zu lesen ist.

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Vor dem Weiterleiten nachdenken -

Manche E-Mails sind nicht zum Weiterleiten bestimmt, insbesondere wenn sie sensible Informationen enthalten. Seien Sie also vorsichtig, bevor Sie eine Nachricht weiterleiten. Wenn Sie einen langen E-Mail-Thread weiterleiten, fassen Sie den Inhalt zusammen, damit der Empfänger genau weiß, was Sie von ihm wollen.

Quelle: (Reader's Digest)

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